Los procesos de las empresas se han visto afectados por Ley de productividad y por la entrada en vigencia del nuevo registro automático de compras y ventas.

Ley de productividad

  • Esta ley considera una serie de nuevas restricciones a las empresas, las cuales impactan en el proceso de recepción de documentos.
  • La nueva ley establece un mecanismo complementario al Acuse de Recibo Comercial, llamado Reclamo.
  • Este Reclamo se instaura con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Art. 3 de la Ley 19.983 como un mecanismo para formalizar el rechazar el contenido de una factura.
  • De acuerdo con la nueva normativa, se presumirá, salvo prueba de lo contrario, que las mercaderías han sido entregadas o los servicios han sido prestados si el receptor no reclama contra el contenido de las facturas en un plazo de 8 días corridos (no extensible a 30) a partir de la fecha de registro de la factura en el SII. Por lo tanto, toda factura no reclamada dentro de los primeros 8 días se entenderá por irrevocablemente aceptada y contará con mérito ejecutivo.
  • Para estos efectos, se entenderá que las facturas recibidas en el Servicio de Impuestos Internos, son todas aquellas facturas que fueron enviadas por el emisor al Servicio de Impuestos Internos y no fueron rechazadas por éste. Lo anterior significa que son candidatas a ser recibidas y aceptadas-rechazadas/reclamadas, todas las facturas registradas aceptadas o aceptadas con reparo en el SII (independiente de su consistencia numérica y tributaria) y estén o no recibidas en la casilla de intercambio del receptor.
  • El receptor del documento no podrá cambiar el estado de ésta, una vez que la factura haya sido aceptada o reclamada. Al aceptarla a través de acuse de recibo comercial, no podrá con posterioridad reclamar por su contenido.
  • El IVA crédito del documento puede ser utilizado en el periodo en que se registra la aceptación del documento (periodo en que se registra el acuse de recibo o al octavo día a partir de la fecha de registro del documento en el SII).
  • Un Documento Aceptado, luego no puede ser rechazado o reclamado.
  • En la factura rechazada, se entiende que el proveedor deber emitir nota de crédito, rebajando el débito fiscal y si corresponde re facturar.

En las Facturas al contado, el crédito fiscal puede ser utilizado en el mes de recepción, ya que se dan por aceptadas al ser pagas en el instante. Estos documentos no pueden ser cedidos a Factoring y tampoco hay que hacer el acuse de recibo, se asumen aceptadas. Adicionalmente, entro en vigencia el nuevo registro automático de compras y ventas (propuesta de libros y declaración).

  • El libro de compras propuesto, considera o incluye los documentos en el mes de la fecha de aceptación registrada en SII.
  • El mes de aceptación está relacionado con el periodo en el cual se registra la aceptación del documento, mediante acuse de recibo o al octavo día, a partir de la fecha de registro del documento en el SII. (las facturas con condición contado se entienden aceptas en el acto).

Recomendaciones

Considerando todo lo anterior nos parece recomendable tomar en consideración lo siguiente:

  • La responsabilidad de consultar y contar con las facturas recibidas es de la empresa, por lo cual habrá que consultar o diario o muy frecuentemente los documentos recibidos.
  • Es importante contar con políticas claras para reclamar-rechazar facturas. (por ejemplo; facturas sin OC, que no sean de servicio y que no tengan la condición de pago contado), es importante considerar el plazo de 8 días.
  • Es fundamental acortar los tiempos de recepción y contabilización de facturas.
  • En el caso de recibir facturas que no deban ser contabilizadas, ni utilizar su crédito, deben ser categorizadas como “no incluir”.

Las facturas con condición de pago contado, no pueden ser rechazas, estas normalmente o en su gran mayoría, corresponden a rendiciones de caja chica o fondos por rendir, en estos casos es aconsejable;

  • Revisar las políticas a fin de disminuir las compras con factura por estas vías.
  • Contar con un registro de facturas recibidas por concepto de cajas chicas que pueda ser consultar por quienes tangan la función de revisar las facturas recibidas. En caso de encontrar un documento que no corresponde se debe solicitar nota de crédito al proveedor.
  • Comparar lo que tiene registrado el ERP, versus el SII en su registro y en la propuesta de libro de compras.
  • Aumentar la periodicidad de las rendiciones.

Prever posibles conflictos

Es necesario poner especial cuidado en situaciones de conflicto tales como; sí un proveedor de servicios emite erróneamente, una o muchas facturas a sus clientes con la intención de enviarlas al factoring pasados los 8 días, y son emitidas un viernes por la tarde, los clientes sólo tendrán la semana siguiente para comprobar si el importe es correcto, o se entenderá irrevocablemente aceptada. Con esto, el factoring puede exigir el pago de la misma.Por esto, la recomendación es revisar de forma diaria las facturas recibidas, como también las cesiones.Respecto al llenado o complemento del libro de compras propuesto por servicio, es un trabajo bastante manual, donde hay que caracterizar las facturas (del giro, supermercado, bienes raíces, activo fijo, IVA común, IVA no recuperable o no Incluir para aquellos documentos que no deseen considerar en la actividad comercial).