Cristián Rojas, gerente de administración y finanzas de Cypco:
«HOY TENEMOS CONTROL TOTAL DEL INVENTARIO»
La solución implementada con Mekano le ha permitido a Cypco tener la “visión” global y centralizada de una bodega con diferentes almacenes que guarda grandes cantidades de material de construcción, así como también el control de los gastos y los rendimientos.
Con 18 años de historia Cypco se ha consolidado como una constructora dedicada a construir para la industria del retail, infraestructura y edificación. El trabajo de un gran equipo ha hecho posible fortalecer la relación con sus clientes, estableciendo el compromiso de cumplir en calidad, precios y plazos.
En este camino de crecimiento y en su afán por mantener la excelencia en todas sus operaciones, Cypco, cliente de Mekano desde 2007 en el uso de datacenter-, implementó en 2015, también con Mekano, un control de inventario en bodegas tanto físico como contable, lo que les ha permitido una mejor trazabilidad en el manejo de los materiales y un mayor control de costos.
Módulo de inventario, una tarea esencial
Debido a la exigencia de los bancos de una contabilidad bajo la norma IFRS en los balances auditados, la necesidad de un módulo de inventario valorizado es imperante para justificar adecuadamente las existencias, sobre todo en el rubro de la construcción.
Hasta antes de esta exigencia Cypco utilizaba el módulo de inventario exclu- sivamente para llevar un control de las cantidades de los materiales. Sin embargo, a partir del 2015, la valorización del inventario ha permitido hacer cruces de información con otros módulos del ERP tales como el de compras, contabilidad y proyectos, mejorando así el control de gestión de la compañía.
«En una bodega que guarda muchos materiales de construcción, tener todo a la vista es imposible, entonces contar con un control de inventario en un sistema que te informa de qué manera se van consumiendo los materiales resulta
una solución muy importante»,
Cristián Rojas
Esfuerzos y beneficios
La implementación del módulo de inventario requiere de un gran trabajo en equipo que en este caso significó tener a cargo a tres personas por parte de Me- kano y a cuatro, por parte de Cypco. El proceso duró seis meses y aunque tuvo sus altos y bajos, finalmente “logramos un buen rodaje y ha funcionado bastante bien”, afirma Cristián Rojas.
El ejecutivo explica que estas implemen- taciones tienen dos veredas, la primera: la del software; la segunda: la del factor humano. “La última implica convencer de la utilidad asociada al proyecto y ca- pacitar a diferentes tipos de usuarios, donde el bodeguero adquiere una relevancia fundamental en la nueva metodología de trabajo. Es importante un cambio de mentalidad en ellos y la debi- da capacitación de las acciones técnicas que tendrán que realizar, con un lenguaje acertado y con suficiente motivación para que todo funcione”.
Cypco trabajó toda esta etapa en conjunto con Mekano y lograron concretar un excelente plan. “Con los líderes de proyecto estábamos al tanto de todo lo que iba ocurriendo. Aunque muchas cosas las aprendimos en el camino, pudimos ir ajustando temas oportunamente, en algunos casos fuimos debutando en con- junto, hicimos una marcha blanca probando todos los procesos, consumimos muchas horas de trabajo y apoyo, hasta que finalmente salimos al aire con éxito”, cuenta Rojas.
Actualmente el sistema funciona bien, se ha creado conciencia en el personal, los reportes son diarios y los beneficios son inmediatos. La visión virtual de la bodega completa, que físicamente no es posible de tener por la cantidad de materiales que se acumulan, y las diversas localidades a nivel nacional, ahora es una realidad.
Con el módulo de inventario hoy se logra el orden, la programación y la planificación adecuada. “Disminuyen las compras urgentes y de última hora. Por lo mismo, disminuye el uso de la caja chica, se ordenan los gastos y también el consumo de los materiales. Como se les sigue la pista, evitamos quedar con falta de stock. Por otro lado, evitamos los sobre stocks que provocan deterioro y “desaparición” de materiales”.
Otro beneficio es el traspaso de inventario que hay entre obras y la bodega central. “Con el módulo de inventario se puede tener un registro de los materiales que sobran al final de la obra, tanto en can- tidades como en plata. Hoy ese material se traslada a la bodega central y esta se transforma en mi primer proveedor para cualquier otra obra de Cypco. Con la información disponible tenemos un reporte todos los días de las existencias, lo que nos ayuda a ordenar las compras y a hacer más eficiente la caja”, concluye Rojas.